FAQ

  1. Logiciel de caisse Hiboutik
  2. Gestion des ventes
  3. Gestion des encaissements
  4. Gestion des produits / prestations
  5. Gestion des fournisseurs
  6. Gestion des stocks
  7. Gestion des clients
  8. Gestion de la caisse
  9. Gestion de la version restauration

1. Logiciel de caisse Hiboutik

1.1. Qu'avez vous besoin pour utiliser le logiciel de caisse Hiboutik ?

Pour utiliser Hiboutik, une simple connexion Internet suffit. Votre compte est accessible à partir d'un ordinateur ou d'une tablette, du moment qu'un navigateur Internet y est installé.
Vous pouvez ensuite vous équiper d'une imprimante à tickets, d'un lecteur de codes-barres, d'un tiroir-caisse, d'une imprimante à étiquettes...Le matériel de caisse est très facilement configurable dans votre compte Hiboutik.

1.2. A qui est destiné le logiciel de caisse Hiboutik ?

Hiboutik est idéal pour les petits commerçants et ceux de taille moyenne (plusieurs points de vente) qui souhaitent s’équiper à moindre coût d’un système de caisse fiable, simple d’utilisation et complet.

1.3. Est-il sûr d’utiliser une solution qui délocalise mes données sur un serveur ?

Aujourd’hui la plupart des applications professionnelles se développent en SaaS (données sur des serveurs délocalisés) pour des raisons de simplicité et de sécurité.
La simplicité : aucune installation à effectuer sur votre ordinateur, mises à jour automatiques, compatibilité garantie avec la majorité des systèmes d’exploitation, accès de n’importe quel poste…
La sécurité : mises à jour quotidienne des serveurs, sauvegarde régulière de vos données, protection de vos données contre toutes intrusions et dégâts dans votre point de vente (vol de votre ordinateur, crash de votre disque dur, attaques de virus contre votre système d’exploitation…)…
La délocalisation de vos données est la meilleure option pour un usage serein et sécurisé d’un logiciel de caisse.
De plus, nous garantissons la confidentialité de vos données qui ne peuvent être ni transmises, ni consultées par un tiers non autorisé.

1.4. Devrais-je effectuer et acheter des mises à jour ?

Vous ne devrez effectuer aucune mise à jour du logiciel.
Elles seront effectuées automatiquement et gratuitement.
Ainsi nous pourrons vous garantir une sécurité optimale du système et vous pourrez bénéficier sans frais des futurs développements de la solution.

1.5. Quelle est la devise et les taux de taxes du logiciel Hiboutik ?

A la création de votre compte Hiboutik, vous choisissez votre pays. Automatiquement la devise de votre pays et les taux de taxe en vigueur sont créés.
Vous pouvez modifier ou ajouter de nouveaux taux de taxe dans Paramètres/Taux de taxe de votre compte.
Ensuite à chaque produit vous attribuez le taux de taxes à appliquer. Un taux de taxes par défaut est présélectionné (celui que vous aurez choisi).
L’application du taux de taxes pour chaque produit/prestation est très importante car elle servira de base lors de la création des états comptables.

1.6. Puis-je accéder au logiciel Hiboutik à partir de ma tablette ou de mon téléphone ?

Le logiciel Hiboutik fonctionne parfaitement sur les tablettes. Ainsi vous pouvez servir un client dans votre point de vente sans être à votre caisse et lancer directement l’impression des tickets (sur une imprimante réseau Ethernet).
Pour Android, une application Hiboutik est disponible qui vous permet d'optimiser l'affichage et de gérer facilement l'impression.
Une interface mobile est optimisée pour utiliser Hiboutik à partir d'un téléphone ou d'une petite tablette (interface responsive).

1.7. Pourquoi y a t-il des options payantes ?

Les options payantes sont des modules qui consomment des ressources informatiques importantes. C’est la raison principale de leur non gratuité.
Ces options à moindre coût vous permettront d’effectuer des économies de temps et d’argent. Vous aurez une meilleure visibilité sur votre activité, vous gagnerez du temps pour vos synthèses de vente, vous donnerez moins d’éléments à sous-traiter à votre comptable, vous optimiserez la gestion de votre clientèle…

1.8. Plusieurs utilisateurs peuvent-ils utiliser Hiboutik en simultané ?

Hiboutik est une application Internet.
Votre compte Hiboutik peut être utilisé en même temps par plusieurs utilisateurs à partir de différents matériels. Ainsi plusieurs ventes peuvent être gérées simultanément.
Et plusieurs utilisateurs peuvent imprimer sur une même imprimante à tickets.

1.9. Comment enregistrer un nouvel utilisateur à votre caisse ?

L'ajout d'un nouvel utilisateur s'effectue dans Paramètres/Utilisateurs.
Vous devez définir pour chaque nouvel utilisateur, un email (login) et un mot de passe, qui pourra être modifié par l'utilisateur lorsqu'il se connectera. Vous pouvez également attribuer au nouvel utilisateur les mêmes droits d'accès qu'un autre utilisateur.

Ensuite, en cliquant sur l'icone clef en face de chaque utilisateur, vous pouvez effectuer un paramétrage avancé: attribution d'un code EAN, choix d'une imprimante, période de validité,...

Si vous n'avez pas attribué les droits d'un autre utilisateur à votre nouvel utilisateur, vous devez lui paramétrer ses accès dans Paramètres/Gestion des accès. C'est dans cette section que vous définissez les opérations pouvant être effectuées par le nouvel utilisateur.

1.10. Comment limiter l’accès des utilisateurs du logiciel à certaines données sensibles (clients, fournisseurs, chiffres…) ?

Toutes les fonctionnalités du logiciel sont paramétrables à l’utilisateur.
Ainsi, vous pourrez donner des accès plus ou moins limités à vos collaborateurs pour les opérations d’encaissement, de gestion de la caisse, de traitement des données clients et fournisseurs…L’outil propose une centaine de droits d’accès à paramétrer directement dans Paramètres/Gestion des accès.
L’administrateur de votre compte Hiboutik peut supprimer ou modifier instantanément les accès des utilisateurs.

1.11. Comment gérer un planning dans Hiboutik ?

Chaque compte Hiboutik dispose de son propre agenda.
Pour ajouter un événement, il suffit de cliquer sur une date. Chaque événement peut être associé à un utilisateur ou une table (réservation pour la restauration).

1.12. Qu'est ce que l'option multi boutiques ?

L'option multi boutiques permet de gérer à partir de la même interface différents points de vente.

Cette option permet une gestion centralisée des produits, des achats, des stocks, de la base clients etc...
A chaque point de vente est associé un emplacement stock physique et vous pouvez effectuer des transferts de marchandise entre ces emplacements (boutiques).

Avec l'option multi boutiques, un menu déroulant lors de la connexion au logiciel vous permet de choisir le point de vente auquel vous souhaitez vous connecter.

Pour chaque utilisateur vous pouvez définir les points de vente auxquels il a accès.

A partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet, vous pouvez vous connecter à tout instant à la boutique de votre choix et suivre l'activité en temps réel.

Il faut bien entendu que chaque point de vente ait une connexion Internet avec Hiboutik afin d'y enregistrer ses ventes.

En souscrivant à l'option Statistiques et Comptabilité (valable pour l'ensemble de vos points de vente), vous aurez un suivi de votre activité globale et vous pourrez analyser chaque point de vente individuellement.

2. Gestion des ventes

2.1. Comment enregistrer une vente sur la caisse ?

Pour enregistrer une vente, il faut cliquer sur le bouton Nouvelle vente, sauf sur la version restauration où la création d'une vente s'effectue en cliquant sur une table.

Pour ajouter dans la vente un produit acheté par le client, vous devez :
- cliquer sur le bouton du produit à ajouter sur votre caisse ou,
- saisir manuellement la référence du produit dans la case Ajout ou,
- scanner le code barres figurant sur le produit dans la case Ajout ou,
- ajouter le produit en utilisant l'arborescence de vos catégories (uniquement version classique).
Le produit (sa photo si elle existe, sa référence et/ou son intitulé) s’affiche ainsi que son prix dans la vente.
Si le produit à une déclinaison (tailles), il vous sera demandé au préalable de la choisir.

Lorsque vous sélectionnez un produit dans la vente, vous pouvez :
- le supprimer,
- modifier son prix et ses quantités,
- appliquer des remises,
- ajouter des informations spécifiques (ex: compléments pour la restauration)...
Ces opérations font l'objet de droits configurables dans la partie Paramètres/Gestion des accès.

Il faut ensuite sélectionner le moyen de paiement (Paiement).
Le moyen de paiement sélectionné par défaut est celui que vous avez choisi dans la partie Paramètres/Modes de paiement. Si la vente est réglée avec le moyen de paiement par défaut, vous pouvez clôturer la vente sans passer par l'étape Paiement.

Pour solder une vente, cliquez sur le bouton Valider la vente.
Le stock est instantanément mis à jour et la vente apparaît dans les ventes validées.

Lorsque la vente est clôturée, vous pouvez cliquer sur le bouton Ticket de caisse pour imprimer le reçu de la vente. Si vous le souhaitez cette opération peut être automatisé dans Paramètres/Gestion des accès.

2.2. Comment imprimer un ticket de caisse ?

Pour chaque vente, dans la partie droite vous trouverez un bouton Ticket de caisse, qui vous permet d'imprimer automatiquement vos tickets.

Vous devez au préalable configurer votre imprimante dans Hiboutik. La configuration dépend des connectiques de votre imprimante et de votre système d'exploitation. Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans Paramètres/Tests imprimantes.
Hiboutik est compatible avec la plupart des imprimantes à tickets.

Vous pouvez également imprimer une facture au format A4 (droit à valider dans Paramètres/Gestion des accès). Votre vente devra être associée à un client (avec adresse de facturation et/ou de livraison).
La facture s'ouvrira dans un PDF que vous pourrez imprimer sur une imprimante standard.
Pour que votre facture soit associée à un numéro unique et continu, il faut imprimer cette dernière après la clôture de la vente.

Dans Paramètres/Gestion des accès, vous pouvez également choisir d'imprimer le ticket de caisse uniquement à la validation de la vente.

2.3. Comment appliquer une remise sur une vente ?

Hiboutik vous permet d'effectuer soit des remises à la ligne produit soit une remise globale sur la vente.

Dans Paramètres/Remises, vous pouvez configurer des types de remises (en valeur ou en %). Si vous êtes habilité à modifier les prix dans les ventes, alors vous pourrez appliquer ces remises en sélectionnant le produit dans une vente, et en cliquant sur la remise souhaitée.

Dans Paramètres/Soldes-Remises-Happy hour, vous pouvez créer un Code remise qui est une série de caractères (ex #r#).
Ce Code remise permet d'appliquer une remise globale dans une vente. Pour appliquer une remise, il faut saisir ce code dans "la case Ajouter un produit" suivi de la valeur de la remise (ex: #r#-10 pour une remise de 10 eur ou #r#-15% pour une remise de 15%).
Attention: cette remise globale est associée au taux de taxe par défaut de votre compte.

Plus d'informations dans l'article suivant: La gestion des remises

2.4. Comment ajouter rapidement plusieurs fois un même produit ?

Dans la version basique et restauration, vous pouvez saisir les quantités à l'ajout de chaque produit. Pour cela il suffit d'activer la fonctionnalité en bas de la partie gauche de votre interface de vente (bouton Choisir la quantité lors de l'ajout d'un produit).

Si vous utilisez des codes-barres ou si vous saisissez les références de vos produits dans la case « Ajouter un produit » des ventes, vous pouvez utiliser le signe multiplicateur « * ».
Ex : pour ajouter 10 fois le produit 1234, il suffit de saisir 10*1234.
Ex 2: pour un code-barres, tapez 10* et scannez le code-barres.

2.5. Comment mettre tous les produits/prestations de ma vente à 0 (produits offerts, produits défectueux,…) ?

Dans Paramètres/Soldes-Remises-Happy hour, vous devez créer un « code prix produit zéro » qui est une série de caractères (ex : #0#).
En tapant ce code dans une vente (case Ajouter un produit), un nouveau bouton de caisse apparaît vous permettant de mettre le prix de tous les produits de la vente à 0.

Conseil : pour suivre l’ensemble de vos ventes à prix 0, nous vous conseillons de les associer à un client fictif (ex: client défectueux).

2.6. Comment imprimer un ticket sans prix (pour joindre une preuve d’achat à un cadeau) ?

Dans Paramètres/Gestion des accès, vous devez cocher « Afficher le bouton ticket sans prix ».
Dans les ventes, un nouveau bouton de caisse apparaît (Ticket sans prix) permettant d’imprimer un justificatif d’achat sans les prix.
En cas de retour (échange ou remboursement), ce ticket sans prix présente toutes les informations nécessaires pour identifier la vente d'origine.

2.7. Comment personnaliser mon ticket de caisse ?

Dans Paramètres/Points de vente, vous pouvez modifier l’en-tête et le pied de page de votre ticket.
Vous pourrez ainsi éditer sur vos tickets de caisse les informations relatives à votre point de vente et les conditions particulières de votre activité (ex: conditions d’échange et de retour, promotions particulières…).
Seules les informations relatives aux produits achetés (quantité, descriptif, prix unitaire, total, détail des taxes) ne sont pas paramétrables.

Pour une configuration avancée du ticket (positionnement, ajout d'informations…), nous vous invitons à consulter cet article: Configurez votre ticket de caisse.
Les informations d'identification du ticket (n° de vente, date, et moyens de paiement) peuvent être masquées dans Paramètres/Gestion des accès, et substituées par des balises personnalisées.

2.8. Comment échanger ou rembourser un produit acheté ?

Échanger ou rembourser un produit implique un mouvement de stock, il faut donc correctement suivre la procédure pour éviter toute erreur de stock (si vous suivez les stocks de vos produits).

Sur la vente initiale du client:
- cliquez sur le bouton Retour/échange (droit à s'attribuer dans la partie Paramètres/Gestion des accès),
- en face de chaque produit un bouton "Échanger" apparait, en cliquant dessus un avoir se crée que vous pouvez imprimer (à ce moment, le produit retourné est remis automatiquement en stock),
- ensuite vous pouvez soit donner l’avoir au client pour un prochain achat, soit créer une nouvelle vente et utiliser l’avoir (en le scannant dans la case "Ajouter un produit") qui aura une valeur négative (celle du prix du produit retourné avec le taux de taxe associé).
Si vous y ajoutez des produits, le client payera alors la différence entre ces produits et l’avoir.
Si aucun produit n’est ajouté, alors la vente est assimilée à un remboursement.

Cette procédure ne modifie pas les données comptables (chiffre d'affaire, taxes...) de la vente initiale.
Un avoir est associé à un code-barres unique et ne peut être utilisé qu'une seule fois.

Conseil: si vous n’êtes pas équipé d’une imprimante à tickets, le code de l’avoir est celui qui s’affiche au-dessus du code-barres généré lors de la réalisation du retour. Il suffit de recopier la série de chiffres dans la case "Ajout un produit" de la vent d'échange pour que l’avoir soit pris en compte.

Vous pouvez consulter l’article suivant : Échanges et remboursements dans Hiboutik.

2.9. Comment annuler une vente ?

Une vente validée ne peut pas être annulée pour des raisons comptables et fiscales.
En revanche, vous pouvez passer une contre-vente pour annuler la vente.
Dans Paramètres/Gestion des accès vous devez cocher: Afficher l'option Retour/Echange sur les ventes validées.

Sur la vente à annuler, cliquez sur le bouton Retour/Echange, puis échangez tous les produits de la vente, et imprimez (ou notez) tous les avoir générés. A cette étape, les produits de la vente à annuler sont remis en stock.
Dans une nouvelle vente (la contre-vente), scannez tous les avoirs, et validez la vente avec le même moyen de paiement que la vente à annuler.

La contre-vente a la valeur négative de la vente à annuler. La contre-partie des taxes (TVA) est bien prise en compte dans la contre-vente.

L’écart sur le Z de caisse constaté le jour J de la vente annulée sera contrebalancé par l’écart sur le Z de caisse du jour J+x de la contre-vente.

Vous pouvez consulter l’article suivant : Passer une contre-vente dans Hiboutik.

2.10. Comment enregistrer une vente hors taxe intra-zone ?

Dans Paramètres/Gestion des accès, cochez le droit: "Permettre la saisie d'une vente hors taxes".
Ensuite créez votre client, et associez lui un n° de TVA et une adresse hors de votre pays.

Créez une vente, et assignez la à votre client en sélectionnant comme adresse de livraison son adresse hors de votre pays.
Un bouton apparaitra vous permettant de supprimer la TVA sur la vente.

2.11. Comment obtenir une numérotation continue et chronologique de mes ventes ?

Par défaut, le logiciel de caisse Hiboutik numérote de façon continue et chronologique les ventes validées. Cette numérotation s’affiche sur votre synthèse quotidienne.
Cette numérotation est à distinguer de la numérotation des ventes créées. La recherche dans Hiboutik de ventes s’effectue uniquement sur la numérotation des ventes créées.

Pour afficher le numéro continue et chronologique d’une vente clôturée sur le ticket de caisse, il faut obligatoirement imprimer le ticket de caisse postérieurement à la clôture de la vente ; et rajouter dans l’en-tête de votre ticket de caisse, le code suivant : <hibou_print_num_order_unique>.

La numérotation des ventes validées est propre à chaque point de vente dans le cadre des multi-boutiques.

Plus d'informations: La numérotation des ventes.

2.12. Comment obtenir une numérotation continue et chronologique de mes factures ?

Une facture doit être nominative et présenter toutes les mentions obligatoires qu’impose la législation de votre pays. Ainsi pour que votre facture soit valable, vous devez associer la vente à un client (ainsi qu’à au moins une adresse de facturation), et compléter l’en-tête et le pied-de-page de vos factures A4 avec les mentions obligatoires dans Paramètres/Points de vente.

Pour que vos factures affichent la numérotation continue et chronologique de vos ventes validées, vous devez imprimer la facture A4 uniquement lorsque la vente est clôturée.
A défaut, ce sera une facture proforma qui sera générée avec uniquement le numéro de la vente ouverte.

3. Gestion des encaissements

3.1. Comment ajouter un nouveau moyen de paiement ?

Pour ajouter un nouveau moyen de paiement sur votre compte, vous devez contacter notre service client en cliquant sur l’icône enveloppe en haut à droite de votre compte.
Dans le message, vous devez indiquer le nouveau moyen de paiement ainsi que son l'intitulé (max 5 lettres).

3.2. Comment encaisser une vente avec plusieurs moyens de paiement ?

Si une vente est réglée avec plusieurs moyens de paiement, il faut sélectionner le type de paiement DIV dans la partie Paiement de la vente.
Vous devez alors saisir dans le clavier virtuel pour chaque moyen de paiement utilisé, le montant et le type de moyen de paiement.
Dans la synthèse journalière par moyens de paiement, votre vente apparaitra dans chaque moyen de paiement avec le montant associé du règlement.

3.3. Comment gérer les paiements différés ?

Un paiement différé est utilisé lorsqu’une vente est payée totalement ou partiellement à une date postérieure à celle de la validation de la vente.

La gestion des paiements différés est un droit à activer dans Paramètres/Gestion des accès.
Lorsque vous cliquez sur DIV dans la partie Paiement d’une vente, pour chaque ligne de paiement vous pouvez associer une date :
- si vous ne la modifiez pas (00-00-0000 par défaut), le paiement est considéré comme encaissé au jour de la validation de la vente,
- sinon vous pouvez choisir une date à laquelle le paiement sera exigible.

Pour valider l'encaissement d'un paiement différé vous devez vous rendre dans la partie Synthèses/A payer. C'est la date à laquelle vous validez le paiement qui est considérée comme le jour d'encaissement du paiement différé.

Dans chaque synthèse journalière, il est récapitulé:
- les paiements différés arrivant à échéance devant être mis en recouvrement,
- ainsi que les paiements différés encaissés à intégrer dans les encaissements du jour.

Vous pouvez consulter l’article suivant : Gestion des paiements différés dans Hiboutik.

3.4. Comment gérer un avoir sur rendu monnaie ?

Dans Paramètres/Gestion des accès, cochez le droit: "Autoriser la création d’avoirs sur les paiements".
Ensuite activez via notre service client, le moyen de paiement "AVOIR".

Au moment du paiement d'une vente, sélectionnez le mode de paiement DIV et saisissez le montant donné par le client (d'une valeur supérieure au montant de la vente). Vous verrez alors apparaitre un bouton "Créer un avoir".
En cliquant sur ce bouton une nouvelle ligne de paiement associée au type de paiement AVOIR apparait, et vient solder la vente. Cette ligne est négative et correspond à la valeur de l'avoir que vous pouvez imprimer.

Pour utiliser l'avoir, il faut sélectionner dans la partie Paiement d'une vente, le mode de paiement DIV, et scanner l'avoir. Une ligne de paiement associé au type de paiement AVOIR apparaît d'une valeur égale au montant de l'avoir.

Plus d'informations dans cet article: Encaissement, trop perçu et avoir.

4. Gestion des produits / prestations

4.1. Comment créer un produit / prestation ?

Dans Produits, vous pouvez créer un produit/prestation en cliquant sur le bouton « Créer un produit ».

La fiche du nouveau produit apparait et vous devez remplir au minimum les éléments nécessaires à sa mise en vente:
- son libellé,
- son prix d’achat, son prix de vente et le taux de taxe auquel le produit est soumis,
- le fournisseur (important si vous gérez vos produits en stock),
- le choix ou non de gérer le produit en stock,
- et le choix ou non de gérer les tailles pour le produit.
Toutes les autres informations sont facultatives mais peuvent être utiles pour mieux gérer le produit (catégorie d'appartenance, code-barres personnalisé, prix en période de soldes, photo pour visualiser le produit à l’écran…).

4.2. Comment créer et gérer une catégorie de produits / prestations ?

Les catégories permettent de classer vos produits / prestations. Cette classification permet de localiser rapidement vos produits sur votre interface de vente, et d'établir des synthèses par catégorie.

La création d’une catégorie s’effectue dans Produits/Paramétrages.
Vous pouvez créer des catégories mères et des catégories filles (une catégorie mère a des sous-catégories filles). Les sous-catégories peuvent être déclinées à l’infini.
Cette arborescence vous permettra ensuite de classer vos produits / prestations.

L’architecture de vos catégories est très importante à définir à la création de votre compte car elle sera très utile pour suivre votre activité. Toute modification affectera vos anciennes synthèses par catégorie.
Sur la version classique, l’arborescence de vos catégories peut s'afficher sur la partie gauche de votre caisse, pour vous permettre d’ajouter facilement les produits dans une vente.

Une catégorie ne peut pas être supprimée si elle a au moins une sous-catégorie ou un produit associé. En revanche, vous pouvez décider de ne pas l’afficher.

4.3. Comment gérer un produit à tailles ?

Lors de la création d’un produit, dans sa fiche descriptive, vous pouvez choisir si ce dernier est à déclinaisons (tailles).

Au préalable, vous devez créer un type de tailles dans Produits/Paramétrages.
Chaque type de taille a sa propre répartition de tailles.
Ex : type de taille « Pull » dont les différentes tailles sont S – M – L – XL.
Créez donc d’abord le libellé du type de taille (ex: Pull) et créez ensuite dans le détail du type de tailles (en cliquant sur l’icône loupe) , les différentes tailles (ex: S, M, L…).

Ensuite, dans la description du produit, vous attribuez au produit son type de taille.
Cela permet :
- de pouvoir saisir vos stocks sur le produit en les répartissant sur les différentes tailles,
- de pouvoir appliquer une politique de prix et de fidélité à la taille,
- de pouvoir imprimer des étiquettes du produit avec un code barres à la taille,
- et de pouvoir suivre les ventes et les statistiques du produit à la taille.

Si vous souhaitez ajouter une taille intermédiaire (ex: XS), et que vous souhaitez maintenir l’ordre croissant de vos tailles, il faut la positionner à sa place en utilisant les flèches qui montent et qui descendent.
Maintenir l’ordre croissant est particulièrement utile pour saisir vos arrivages produits et sélectionner la taille du produit dans les déroulants.

4.4. Comment utiliser les codes barre des produits ?

Hiboutik est compatible avec la quasi-totalité des codes-barres du marché.
Le fait de scanner le code barre du produit pour l'ajouter à la vente, accélère le traitement des opérations en caisse.
Vous pouvez renseigner le code barre du produit directement dans sa fiche.

Si votre produit ne possède pas de code-barres, Hiboutik génère automatiquement un code-barres pour votre produit (dans le cas d'un produit à taille, il y a autant de codes-barres différents que de tailles).
Les codes-barres générés par Hiboutik sont des EAN13.

Pour imprimer vos codes-barres :
- vous pouvez l'effectuer directement dans votre compte Hiboutik si vous êtes équipé d’une imprimante à étiquettes compatible ZPL (configuration du format d'étiquette dans Produits/Paramétrages/Etiquettes),
- ou, vous pouvez exporter vos plages de codes-barres (Produits/Paramétrages/Exporter les données), et utiliser le logiciel de votre imprimante.

4.5. Comment imprimer l’étiquette d’un produit ?

Pour imprimer des étiquettes directement via Hiboutik vous devez être équipé d'une imprimante à étiquettes compatible ZPL (Zebra Programming Language).
A défaut, vous devrez télécharger votre base de produits dans Produits/Paramétrages/Exporter le données, et exploiter le fichier avec le logiciel de votre imprimante.

Le contenu d'impression de vos étiquettes se définit dans Produits/Paramétrages/Etiquettes.
Veuillez lire l'article suivant: Configurer l'impression de ses étiquettes.

Dans la fiche de chaque produit vous pouvez imprimer rapidement une étiquette. Si vous souhaitez imprimer plusieurs étiquettes vous devez vous rendre dans la partie Codes-barres et Prix à la taille de la fiche du produit.
Si vous suivez vos produits en stock, lors de l’entrée en stock du produit, vous pouvez choisir d’imprimer automatiquement le nombre d’étiquettes en fonction des quantités saisies.

4.6. Comment gérer les boutons express (personnalisation des boutons de caisse) ?

Dans l’interface basique et restauration, les produits que vous créez apparaissent automatiquement dans la partie gauche de votre interface de caisse (le produit est classé dans la catégorie à laquelle il appartient).
Si vous ne souhaitez pas faire apparaître un produit sur votre interface de caisse, il faut décocher la case Interface de caisse/ Afficher dans le descriptif du produit.
Vous pouvez reclasser les produits sur votre caisse (sans les changer de catégorie) dans Produits/Paramétrages/Classement des produits.

Hiboutik vous permet de réorganiser totalement les boutons de votre interface de caisse en utilisant les boutons express. Les boutons express se substitueront aux boutons des produits sur votre interface de vente.
En utilisant les boutons express, vous pourrez :
- redéfinir une classification de vos produits,
- dupliquer l’affichage d’un produit,
- faire des retours à la ligne,
- réorganiser l’ordre d’affichage des produits.
Les boutons express s’affichent également sur l’interface classique.

Pour utiliser les boutons express, il faut activer les droits dans Paramètres/Gestion des accès :
- Gérer l'ajout de produits sur les ventes avec les produits express,
- et Gérer les produits express.
En activant ces droits, la partie gauche de votre interface de caisse sera vide. Vous devez alors recréer les boutons à afficher dans Produits/Paramétrages/Les boutons express.

Dans Paramètres/Gestion des accès, le droit Réalisation des ventes / Afficher uniquement les produits express non catégorisés, vous permet: d'afficher uniquement les produits express qui n'appartiennent pas à une catégorie. Ainsi, si vous n'utilisez pas les boutons express (refonte totale de votre interface de vente), vous pouvez afficher sur la page d'accueil de votre interface de vente: les meilleurs produits ou des codes remises, en plus de la catégorisation classique de vos produits.

Conseil: L'utilisation des produits d'express n'est pas recommandée si vous commencez à utiliser le logiciel.

4.7. Comment supprimer / archiver un produit ?

La suppression d’un produit n’est pas possible. En revanche il est possible d’archiver un produit (le produit reste enregistré dans votre base de données mais il n'est pas visible dans votre compte).
Un produit archivé n’apparait plus dans la liste de vos produits, et sur votre interface de caisse.
Pour archiver un produit, il faut cocher la case Archiver dans le descriptif du produit.

Pour restaurer un produit archivé, il faut faire une recherche dans la liste des produits en cochant la case « inclure les produits archivés ». Puis cliquez sur le produit que vous souhaitez restaurer et décochez la case Archiver dans son descriptif.

4.8. Qu'est ce qu'un emplacement stock ?

Si les produits dans votre stock sont organisés par emplacements, vous pouvez renseigner dans la case prévue à cet effet l'emplacement stock de votre produit.
Cette fonctionnalité est très pratique lors des inventaires car vous pouvez organiser votre inventaire par emplacements croissants.

4.9. Comment gérer un article abonnement ou forfait (y prestations pour une valeur x) ?

Un abonnement ou forfait est considéré comme un produit d’un prix y qui donne droit à une valeur d’achat future d’un montant x (ex : 10 soins pour 200 EUR, 12 soins pour le prix de 10…).

Vous créez une vente contenant le produit abonnement pour un montant total de y et vous la validez. Nous allons ensuite utiliser le compte client - Prestations prépayées pour gérer la valeur de l’abonnement.

Il faut vous attribuer les droits pour la gestion des Prestations prépayées (Paramètres/gestion des accès).
Dans la fiche du client, partie Prestations prépayées, vous créditez le client d’une valeur x (pouvant être différente de y) et liez ce crédit à la vente initiale de l'abonnement.

Ensuite, lorsque le client se présente pour consommer son abonnement, vous ajoutez les prestations dans une vente et vous pourrez choisir dans la partie Paiement de la vente de déduire le compte client - Prestations prépayées. Une remise s'ajoutera à la vente pour son montant total (dans la limite du solde disponible dans le compte client).

Vous pouvez ajouter une montant négatif au compte client - Prestations prépayées (ex : la validité de l’abonnement est arrivée à échéance et le solde du compte client ne peut plus être utilisé).

Vous pouvez consulter l’article suivant : Utiliser les prestations prépayées dans Hiboutik.

4.10. Comment exporter ma base produits ?

Pour exporter votre base produits, vous devez être habilité, en cochant le droit (dans Paramètres/ Gestion des accès): Gérer les fichiers exports et imports.

Dans Produits/Paramétrages/Exporter les données, vous devez générer les fichiers pour pouvoir télécharger votre base produits.

4.11. Comment gérer mes changements de prix en période de soldes ?

Sur chaque fiche produit, vous pouvez saisir un prix soldé.
Dans Paramètres/Soldes, vous pouvez choisir trois dates : date de début des soldes privées, date de début des soldes et date de fin des soldes.
- le jour des soldes privées, le prix soldé pourra être appliqué aux clients enregistrés dans votre base,
- le jour du début des soldes, le prix soldé pourra être appliqué à l’ensemble de vos clients (existants ou nouveaux),
- le jour de la fin des soldes, le prix soldé ne pourra plus être appliqué.
Cette gestion automatique des périodes de soldes, vous permet d’anticiper les modifications de vos prix avant le jour J.
Pour appliquer les prix soldés dans une vente, il suffit de cliquer sur le bouton « prix soldés » dans la partie droite de chaque vente (ce bouton n’apparait que pendant les périodes de soldes).

4.12. Comment gérer un produit package (produit constitué d’autres produits) ?

Un package est un produit composé de plusieurs autres produits. L’utilisation des packages est intéressante pour :
- proposer un tarif dégressif pour une quantité multiple d’un produit,
- proposer un menu,
- proposer une offre sur l’achat groupé de produits.

Pour créer un package :
- vous devez vous attribuer le droit dans la partie Paramètres/gestion des accès,
- puis créer un nouveau produit,
- puis cliquer sur le bouton « cet article est un package » dans la section Package de produits de la fiche du produit créé.

Il vous suffit ensuite d’ajouter les différents produits qui constituent le package et de modifier leurs prix de vente de telle sorte à ce que la somme des prix des produits soit égale au prix de vente du package.

Ainsi les champs de prix et de TVA de la section Description du produit (pour le package), ne sont pas nécessaires car le prix et le (ou les) taux de taxe du package sont déterminés par les produits qui le composent.

A la vente d’un produit package, les stocks des produits qui le constituent sont décrémentés.

4.13. Comment importer ma base produits ?

Si vous disposez d’une base produits existante, il est possible de l’importer directement dans votre compte Hiboutik.
Pour cela vous devez activer le droit suivant dans Paramètres/Gestion des accès : Gérer les fichiers exports et imports.

1/ Téléchargez le fichier type d’import dans Produits/Paramétrages/Importer les données (fichier .csv exploitable dans un tableur) qui récapitule les champs à saisir ou à récupérer de votre base produits.

2/ Remplissez votre fichier en respectant les identifiants de vos catégories, marques, fournisseurs, taux de taxe et types de taille, que vous trouverez dans votre compte Hiboutik (Produits/paramétrages et Paramètres/ taux de taxe).
Si un champs n'est pas concerné par les caractéristiques d'un produit, laissez le vide.

3/ Enregistrez votre fichier en .csv (avec des ; comme séparateurs des données).

4/ Importez votre fichier dans votre compte Hiboutik dans la partie Produits/Paramétrages/Importer les données, et validez. Un tableau récapitule les données des produits que vous souhaitez importer. Si ces données sont justes vous pouvez valider l’import.

Vous pouvez consulter l’article suivant : Importer ses produits dans Hiboutik.

4.14. Comment gérer des prix différents pour un même produit ?

La gestion des prix différents d’un produit s’effectue sur la fiche produit dans la section Codes-barres et prix à taille.
Pour chaque nouveau prix vous pouvez créer un nouveau code-barre qui aura son propre prix. Ainsi un produit peut avoir plusieurs codes-barres et autant de prix différents.
Pour les produits à taille, vous pouvez dans cette même section attribuer des prix différents pour chaque taille.
Si vous êtes en mode multi-boutiques, vous pouvez modifier les prix des produits par point de vente.

4.15. Comment modifier rapidement mes prix de vente ?

Pour une mise à jour importante de vos prix (prix de vente et/ou prix soldé), il n’est pas pratique de l'effectuer produit par produit. Vous pouvez mettre à jour les prix de vos produits rapidement en passant par un fichier .csv (exploitable dans un tableur) que vous importez dans votre compte.
Pour pouvoir importer et exporter vos prix, vous devez avoir le droit d’accès dans Paramètres/Gestion des accès : Gérer les fichiers exports et imports.

1/ Téléchargez votre base produits dans Produits/Paramétrages/Exporter les données, en appuyant d’abord sur le bouton Générer, puis sur l’icône en face de Produits par taille (même si aucun de vos produits n’est à taille).

2/ Ouvrez le fichier téléchargé dans un tableur et modifiez les champs new_prix (nouveau prix) et new_prix_soldes (nouveau prix soldé). Si vous n’avez aucune modification de prix pour certains produits, laissez les cases vides.

3/ Enregistrez votre fichier en .csv (avec des ; comme séparateurs).

4/ Importez votre fichier dans Produits/Paramétrages/Mise à jour des prix. Un tableau récapitule l’ensemble des prix mis à jour. Vérifiez que les modifications sont justes et validez.

Vous pouvez consulter l’article suivant : Modifier ses prix dans Hiboutik.

4.16. Comment gérer un produit prix libre ?

Un produit prix libre est un produit dont le prix est fixé lorsque vous l'ajoutez dans une vente.
Dans Paramètres/Gestion des accès, cochez le droit "Demander le prix du produit lors de l'ajout si il est égal à zéro".
Ensuite créez dans la partie Produits, votre produit prix libre, en laissant son prix de vente à 0.
Lorsque vous ajouterez ce produit dans une vente, vous devrez au préalable saisir le prix du produit.

5. Gestion des fournisseurs

5.1. Comment et pourquoi créer un fournisseur ?

L'ajout de vos fournisseurs dans votre compte Hiboutik est utile pour suivre vos ventes par fournisseur et pour gérer vos produits en stock.
Un arrivage de marchandises est normalement lié à un fournisseur.

L'ajout d'un fournisseur s'effectue dans Produits/Paramétrages/Fournisseurs.
Votre base de produits peut être triée par fournisseur.

5.2. Comment archiver un fournisseur ?

Vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur si il est lié à un produit ou à un arrivage de stock.

Cependant, vous pouvez l'archiver dans Produits / Paramétrages/ Fournisseurs, en le rendant non affichable.
Si votre fournisseur est non affichable, alors il n’apparaitra plus dans vos recherches sur les produits, et les produits de ce fournisseur ne seront plus visibles.
Plus finement, vous avez la possibilité d’archiver un produit sur sa fiche descriptive.
Ces actions d’archivage (fournisseur ou produit) vous permettent d’avoir une visibilité uniquement sur les produits que vous continuez à commercialiser.
En revanche, les synthèses continuent de prendre en compte les produits et fournisseurs archivés.

6. Gestion des stocks

6.1. Suis-je obligé de gérer mes stocks ?

Dans Hiboutik, vous pouvez créer des produits sans gestion de stock. Il suffit de ne pas cocher la case Gestion stock dans sa fiche descriptive.
Un produit non géré en stock peut être immédiatement ajouté à une vente dès sa création.
Vous pourrez néanmoins suivre les ventes et les volumes vendus pour ces produits non gérés en stock.
Vous pouvez suivre uniquement certains de vos produits en stock.
Vous ne pouvez plus modifier le choix de gestion en stock d'un produit qui a été vendu ou qui a fait l'objet d'un arrivage en stock.

6.2. Comment entrer en stock un nouvel arrivage de produits ?

Si l’entrée en stock concerne un nouveau produit, alors il faut d’abord créer le produit. Dans descriptif produit, il faut cocher la case Gestion stock.

Les produits sont entrés en stock par fournisseur pour faciliter le recoupement de vos factures d'achat avec vos arrivages. Si vous n'avez attribué aucun fournisseur à vos produits, vous pourrez cependant effectuer vos arrivages en sélectionnant comme fournisseur « inconnu ».

Dans Produits/ Arrivages stock:
1/ Choisissez le fournisseur des produits que vous souhaitez entrer en stock et un éventuel libellé, cela va créer une commande relative à ce fournisseur.
2/ Dans la commande, ajoutez à l’aide du déroulant les produits que vous souhaitez entrer en stock. Si le produit est à taille alors il faudra saisir le détail des tailles.
L’ajout des produits à la commande fournisseur s’effectue par type de taille (ex: produits sans taille, produits type taille X, produits type taille Y…).
3/ A la validation de la commande (en validant chacune des lignes produits ou en cliquant sur le bouton Tout réceptionner), les stocks des produits saisis sont automatiquement mis à jour.

Remarque: pour effectuer un arrivage d’un produit à taille, il faut au préalable créer un type de taille et l’associer au produit. ex: pantalon XY à associer à type de taille « taille pantalon » avec la répartition: 46 – 48 – 50 – 52 – 54…

6.3. Comment obtenir la liste du réassort de produits d’une boutique ?

Après une période de vente donnée, une journée, plusieurs jours, une semaine, il est possible d’obtenir la liste de tous les produits qui ont été vendus, dans un point de vente donné. Cette liste permet de faire un réassort rapide de produits depuis un stock vers une boutique.

Dans Produits/ Transferts-réassorts, sélectionnez le point de vente pour lequel vous souhaitez obtenir la liste des produits à réassortir, ainsi que le stock à consulter (choix multiple si option multi-boutiques).

Pour les produits suivis en stock:
Hiboutik va identifier si dans le stock choisi les produits vendus sont disponibles.
La liste des produits pour lesquels un réassort de la boutique est possible est alors éditée.
Vous pouvez supprimer certains des produits de la liste.
A la validation du réassort, les produits sont sortis du stock choisi pour être ajoutés au stock de la boutique. Dans le cas, où le réassort s'effectue à partir du stock de la boutique alors il n'y aucun mouvement de stock.

Pour les produits non suivis en stock:
Une simple liste de l’ensemble des produits vendus est éditée.

Pour chaque réassort, vous pouvez imprimer la liste des produits.

La création d’un réassort remet à zéro de la liste des produits à réassortir.

6.4. Comment faire un transfert de produits entre boutiques ?

Une opération de transfert est possible que si vous avez souscrit à au moins une option multi-boutique (gestion de plusieurs points de vente dans votre compte Hiboutik).

Dans Produits/ Transferts-réassorts, choisissez la boutique de départ et la boutique d’arrivée sur la ligne Transfert.
Une demande de transfert (date et sens du transfert) se crée, dans laquelle vous pouvez saisir le ou les produits à transférer.

A la validation du transfert, les produits gérés en stock seront sortis du stock de la boutique de départ et ajoutés au stock de la boutique d’arrivée.

Un transfert validé ne peut pas être annulé. En cas d'erreur vous devez créer un transfert inverse.
Un transfert peut être pré-saisi à une date et validé ultérieurement (transfert non validé = rouge).

6.5. Comment effectuer un inventaire ?

Pour les produits gérés en stock, Hiboutik vous permet d’effectuer régulièrement des inventaires et de mettre à jour les stocks.

Pour pouvoir effectuer les inventaires, vous devez valider les droits dans Paramètres/Gestion des accès :
- Gérer et saisir les inventaires produits,
- et Valider un inventaire.

Dans la partie Produits, pour chaque produit géré en stock, un icone (tick vert inv. stock) apparaît. En cliquant sur cet icône, vous pouvez saisir le stock réel du produit. A cette étape, les stocks ne sont pas mis à jour mais les écarts sont enregistrés et reportés dans Produits/inventaires.

Dans Produits/inventaires, vous trouverez l’ensemble des écarts constatés. Vous pouvez mettre à jour vos stocks en cliquant sur le bouton Corriger les écarts de stocks. Cette opération est irréversible. Elle créera :
- un arrivage de produits validé pour les produits ayant un écart positif,
- et/ou une vente inventaire validée pour les produits ayant un écart négatif. Cette vente aura une valeur de 0 et la valorisation au prix d'achat des produits de cette vente est indiquée dans le commentaire de la vente.

Pour suivre les ventes de correction d’inventaire, nous vous conseillons de les associer à un client fictif (ex : défectueux ou inventaire…).

Vous pouvez consulter l’article suivant : Gestion de l'inventaire et valorisation du stock, qui explique en détails la procédure d’inventaire.

6.6. Comment gérer des alertes sur stock (stock minimum) ?

Les alertes sur stock vous permettent d’éviter les ruptures de stock en vous informant lorsqu’un niveau de stock minimum est atteint.

Pour gérer les alertes sur stock, vous devez valider les droits dans Paramètres/ Gestion des accès:
- Déterminer les alertes de stock sur les produits,
- et Afficher les alertes de stock sur les produits.

Vous pouvez fixer les seuils minimums de stock pour chaque produit et chaque taille dans Produits/État du stock. Il n’y aura aucune alerte si la valeur minimum reste à 0.
Lorsque vous créez un arrivage de stock, les produits du fournisseur ayant atteint le stock minimum sont récapitulés dans un tableau.

7. Gestion des clients

7.1. Comment créer un client ?

Enregistrer les informations relatives aux clients permet de constituer un fichier clients.

Pour ajouter un client, vous devez cliquer dans la partie Clients sur le bouton en haut à droite Créer un client.

Chaque vente peut être associée à un client. Pour lier un client à une vente, vous pouvez :
- soit saisir l'identifiant du client,
- soit scanner son code-barres,
- soit taper les premières lettres de son nom ou de son email et le choisir dans la liste proposée.

Si vous avez ajouté des adresses pour votre client, vous pouvez également choisir pour chaque vente une adresse de facturation et/ou de livraison. Vous pourrez ainsi éditer une facture nominative.

7.2. Comment importer ma liste de clients ?

Dans Paramètres/Gestion des acccès, vous devez avoir le droit: Gérer les fichiers exports et imports (section Clients).
Dans Clients/Paramétrages/Importer les données, vous pouvez importer votre base de clients existante.

7.3. Comment supprimer une fiche client ?

Pour supprimer une fiche client, vous devez cocher le droit dans Paramètres/Gestion des accès: "Supprimer un client".
Ensuite dans chaque fiche client, vous trouverez un onglet permettant de la supprimer.

7.4. Comment gérer les crédits clients ?

Dans Paramètres/Gestion des accès, vous devez être autorisé à Gérer le crédit client.

Le crédit client est une réserve d’argent pour votre client, qu’il peut utiliser pour régler ses ventes futures (crédit client positif), ou qui enregistre ses dettes (crédit client négatif).

Pour alimenter le crédit client, vous devez aller dans la fiche du client partie Crédit Client.
Pour utiliser le crédit client dans une vente, vous devez associer la vente à votre client et sélectionner le moyen de paiement CRED pour clôturer la vente.

Les ventes réglées par crédit client sont récapitulées dans votre synthèse journalière. Les augmentations (alimentation) ou diminutions du crédit Client sont également reportées dans la synthèse journalière.

Plus d'informations: Gestion du crédit client dans Hiboutik.

7.5. Comment exporter ma base client ?

Dans Paramètres/Gestion des accès, vous devez être autorisé à: Exporter la base clients.
Ensuite, dans la recherche multi-critères sur la page Clients, en cochant la case « Générer fichier clients », vous pourrez télécharger le fichier Clients correspondant à la requête effectuée.

7.6. Comment gérer un programme de fidélité ?

Pour gérer votre programme de fidélité, vous devez avoir les droits suivants cochés dans Paramètres/Gestion des accès :
- Autoriser l'utilisation de la fidélité dans les ventes,
- Gérer les points du programme fidélité.

Dans chaque fiche produit, vous pouvez déterminer : le nombre de points acquis lors de la vente du produit, et le nombre de points nécessaires pour se voir offrir ce produit.
A chaque vente liée à un client, ce dernier se verra crédité sur son compte fidélité, les points associés aux produits qu’il a achetés.

Si dans une nouvelle vente du client, un des produits peut être offert (solde du compte fidélité suffisant), alors en cliquant sur le produit dans la vente, vous pourrez choisir de lui offrir et de déduire son compte fidélité du nombre de points associé à ce produit offert.
En utilisant des produits fictifs déduisant des points s’ils sont offerts, vous pouvez également gérer des bons d’achat et des remises pour votre programme fidélité.

Plus d'informations: Programme de fidélité avec le logiciel Hiboutik.

8. Gestion de la caisse

8.1. Comment effectuer un retrait ou dépôt d’espèces ?

Dans la partie Caisse, vous pouvez enregistrer des retraits et des dépôts d’espèces.
Ces retraits et dépôts seront automatiquement pris en compte lors de la prochaine vérification de caisse.

8.2. Comment effectuer une vérification de caisse ?

Une vérification de caisse s'effectue dans la partie Caisse de votre compte Hiboutik.
A la première utilisation, il faut effectuer un dépôt correspondant à votre fond de caisse initial. Cette première étape sera donc réalisée à l’instant T.

A l’instant T+x, pour effectuer une vérification de la caisse, saisissez votre fond de caisse en vous aidant de la répartition billets et pièces, puis appuyez sur le bouton Calculer.
Si votre fond de caisse est juste alors votre écart est égal à 0. Sinon un écart par rapport au fond de caisse théorique (=encaissement+dépôts-retraits entre T et T+x ) est indiqué.
Pour valider votre fond de caisse en T+x, vous devez cliquer sur le bouton Valider.

Les raisons d’écarts de caisse peuvent être les suivantes:
- écart de caisse positif: une vente réglée en espèces a été enregistrée avec un autre type de paiement, écart de rendu positif sur une vente…
- écart de caisse négatif: une vente réglée avec un type de paiement autre qu’espèces a été enregistrée en espèces, vol dans la caisse, écart de rendu négatif sur une vente…

Les ventes réglées en espèces prises en compte entre T et T+x, sont celles dont la date de validation est comprise entre T et T+x. Ainsi, un paiement différé en espèces sera comptabilisé à la date de la validation de la vente et non à la date d’encaissement différé des espèces (cela peut générer des écarts de caisse) .

Si vous réalisez une autre situation de caisse en date T+y, alors les calculs seront effectués entre T+x et T+y.

Vous trouverez la bonne pratique pour la gestion de votre caisse dans l'article suivant: tenir sa caisse avec le logiciel Hiboutik.

9. Gestion de la version restauration

9.1. Comment gérer mon plan de salle et créer des tables ?

Dans la version restauration, la création d’une nouvelle vente s’effectue en ouvrant une table à partir du plan de salle.
Le plan de salle peut être configuré dans la partie Paramètres/ Plan de salle et tables.
Vous pouvez créer autant de salles que vous souhaitez.

Dans chacune des salles, vous pouvez créer votre plan de tables. Le format de la salle est par défaut de 960 x 500 pixels (2 cm = 75 pixels). Cependant vous pouvez en modifier la hauteur en tirant avec votre souris le bas de la salle.
En ajoutant une table, celle-ci se crée automatiquement sur votre plan. En cliquant dessus, vous pouvez la positionner et modifier ses paramètres (libellé, dimensions, couleurs).
Si vous effectuez une modification (création, positionnement, paramétrage) vous devez cliquer sur le bouton « sauvegarder » pour enregistrer votre plan de tables.

Lorsque qu’une vente est ouverte sur une table, il n’est pas possible de supprimer la table.
Une salle contenant des tables ne peut pas être supprimée avant que toutes les tables aient été supprimées.

Un plan de salle personnalisé (avec accessoires tels que chaises, bar, végétaux…) peut être effectué par nos services sur devis.

9.2. Comment utiliser les suites pour l’ordonnancement des plats ?

Les boutons suites sont spécifiques à la version restauration. Ils s’activent dans Paramètres/Gestion des accès.
Les boutons suites permettent de séquencer la vente en différentes parties qui correspondraient aux étapes de préparation de la commande (ex : entrées, puis plats, puis desserts…).
Le serveur peut ensuite imprimer un ticket en cuisine, uniquement pour la suite qui l’intéresse.
Le logiciel propose 5 suites (direct, suite, suite2, suite3, suite4).
En cliquant sur le bouton Suite X, les produits que vous ajouterez à la vente s’enchaineront dans la Xème partie de la vente.
Pour réclamer une suite X (impression des produits contenus dans la partie X), il faut cliquer sur le bouton Suite X, puis cliquer sur le bouton Je réclame suite X.

9.3. Comment gérer les pourboires et la taxe sur le service ?

Lorsque le paiement est supérieur au montant de la vente, la différence est attribuée aux pourboires.
Dans la synthèse journalière, les écarts sur les ventes (positifs ou négatifs) sont identifiés par vendeur.

Dans certains pays, une taxe correspondant au service est facturée sur chacune des ventes. Cette taxe est un pourcentage du montant total de la vente.
Vous pouvez configurer cette taxe dans Paramètres/Remises & divers, après vous être attribué les droits dans Paramètres/Gestion des accès.
A la fin de chaque vente, une ligne Service apparaît. Pour calculer ou modifier cette taxe, vous devez cliquer sur le bouton « Modifier » de la vente.

9.4. Comment gérer la modification des prix en période Happy hour ?

La gestion Happy hour est spécifique à la version restauration. Elle s’active dans Paramètres/Gestion des accès.
La configuration de la période Happy hour s’effectue dans Paramètres/Remises-Happy hour.... Vous y choisissez une heure de fin et une heure de début.
Le prix en Happy hour est à saisir sur chaque fiche produit dans la case prix soldé.
Durant la période Happy hour, un bouton supplémentaire s’affiche sur votre interface de vente, permettant d’appliquer les prix remisés aux produits disposant d’un prix Happy hour.
Si vous ne souhaitez pas appliquer le prix Happy hour sur l’un des produits de la vente, vous pouvez désactiver la remise en cliquant sur le produit dans la vente.

9.5. Comment ouvrir une table directement (sans passer par l’étape couverts) ?

Dans Paramètres/Plan de salle et tables, vous pouvez pour chaque table choisir si elle est en Direct ou non. Une table en direct ne passe pas par l’étape du nombre de couverts.
Si vous proposez un service à emporter, nous vous conseillons de créer une table dédiée en direct pour un traitement rapide de ces ventes.

9.6. Comment configurer les cuissons et accompagnements ?

Les cuissons peuvent être gérées via le module taille.
Dans Produits/Paramétrages/ Tailles, vous pouvez créer un type de cuisson (ex : cuisson viande) et définir les tailles souhaitées (ex : saignant, à point, cuit). Ensuite il suffit d’associer ce type de cuisson au produit dans sa fiche descriptive.
Ainsi, lorsque vous ajouterez le produit dans une commande, vous devrez choisir sa cuisson avant qu’il ne s’ajoute dans la liste des produits commandés.

Pour les accompagnements, vous pouvez procéder de la même façon que pour les cuissons, ou tout simplement l’écrire dans les commentaires des produits de la commande.

9.7. Comment transférer ou grouper des tables ?

Pour transférer ou grouper des tables, vous devez avoir les droits dans Paramètres/Gestion des accès : Autoriser le transfert de table, et Autoriser le jumelage de table.

Dans votre interface de ventes, sous le plan de tables, vous trouverez un formulaire vous permettant :
- de transférer une table vers une autre,
- de grouper deux tables ensemble.

En groupant deux tables, les deux ventes seront réunis de manière irréversible.

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